Protección de Datos Personales

CAFELINSA S.A.S., sociedad constituida en Bogotá- D.C. con NIT Nº 830.020.641-8, domiciliada en la calle 82 No.14ª-17 OF 208 de Bogotá, con número de teléfono 2571200 cuyo correo electrónico es datospersonales@linascolombia.com.co, en adelante referenciada como LINA´S COLOMBIA dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, pone a conocimiento de los Titulares de los datos personales que sean tratados por LINA´S de cualquier manera la presente política de tratamiento de la información y protección de datos
personales. en su operación diaria reúne información de clientes, proveedores y empleados o a toda persona titular de datos personales la cual mantiene en su base de datos, con la finalidad de desarrollar labores de ventas y servicios.

Objeto

El propósito principal de la Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por LINA´S COLOMBIA para hacer efectivos esos derechos, y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales, en caso de que el Titular otorgue su Autorización expresa, previa e informada

Definiciones

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y

garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de datos personales en LINA´S COLOMBIA se regirá por los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrolle
1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogido debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular
1. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
1. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
1. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados
1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de LINA´S Bogotá

se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas

que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Finalidad y Tratamiento de los Datos Personales

La información tratada por LINA´S COLOMBIA corresponde a Datos Personales de sus proveedores, empleados, accionistas y clientes que podrá incluir:

Nombres y apellidos, tipo y número de identificación, lugar y dirección, (personal y/o laboral), teléfonos fijos o celulares de contacto (personales y/o laborales), direcciones postales y/o electrónicas (personales y/o laborales), RUT, Planillas de aportes a seguridad social, número de cuenta bancaria, lugar y fecha de nacimiento y género, estado civil, correo electrónico, compañía en la que labora y cargo.

Esta información es utilizada en desarrollo normal del negocio y podrá hacer uso de los datos personales para:

Realizar pedidos a sus proveedores por compras y servicios, realizar los pagos y reportar información tributaria.
Elaborar contratos de trabajo, generar pagos laborales y reportar información tributaria a sus trabajadores.
Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes a domicilio, catering o para recoger el pedido en el punto de venta y realizar contacto en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de LINA´S COLOMBIA.
Informar a sus clientes sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos, mediante correo electrónico o teléfono.
Precisar la participación de los accionistas en la compañía y para la toma de decisiones.

No se requerirá autorización cuando los datos sean de naturaleza pública, o en casos de urgencia, médica o sanitaria.

Tratamiento de los Datos

Todos los datos recolectados por LINA´S COLOMBIA podrán eventualmente ser compartidos con los puntos de venta y oficina. Las bases de datos que LINA´S obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible. Toda la información se encuentra en el programa contable (HELISA) en el sistema de ventas POS ICG, en los cuales hay acceso restringido con usuario y clave y administrado por el personal responsable dé cada área, como también se obtiene a través de un formato de sugerencias y reclamos. En el caso que LINA´S COLOMBIA vaya a compartir dichos datos con terceros que no sean los puntos de venta y/o oficina de la misma compañía a nivel nacional o internacional, deberá contar con consentimiento y autorización antes de compartir dicha información.

Derechos del Titular

Todos los titulares podrán consultar o revisar toda la información relacionada con la identidad del mismo, registrada en nuestra base de datos, garantizando sus derechos, según la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013. Si el titular de la información considera que la información registrada en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, suspensión o considere que incumple con cualquiera de los deberes contenidos en la ley de protección de datos, podrá informarlo con el responsable del tratamiento de los mismos.

LINA´S COLOMBIA está en la obligación de hacer las correcciones necesarias en caso de ser incompleta o inexacta de acuerdo a las indicaciones del titular. El titular de la información podrá solicitar la suspensión de sus datos personales en nuestra base de datos cuando considere que sus datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente o haya dejado de ser necesario o pertinente para la finalidad por la cual fueron recolectados.

Responsable de la Protección de Datos Personales

LINA´S COLOMBIA ha designado a Lorena Zambrano Ariza como responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

Los datos de contacto del responsable de la protección de datos personales en LINA´S COLOMBIA son los siguientes:

Dirección: Calle 82 No. 14ª-17 OF 208

– Teléfono: (+57-1) 2571200 Correo electrónico: datospersonales@linascolombia.com.co

Procedimiento para Ejercer los Derechos de los Titulares de Datos

AUTORIZACIÓN

LINA´S COLOMBIA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LINA´S COLOMBIA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LINA´S COLOMBIA, tales como:

Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o presencial.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso LINA´S COLOMBIA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LINA´S COLOMBIA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

Los Datos Personales que serán recolectados.
La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

Disposiciones Especiales pare el Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

Origen racial o étnico.
Orientación política.
Convicciones religiosas / filosóficas.
Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
Salud.
Vida sexual.
Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LINA´S COLOMBIA deberá:

Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

Disposiciones Especiales pare el Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LINA´S COLOMBIA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, LINA´S COLOMBIA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Consultas

Las consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de LINA´S COLOMBIA pueden dirigirse al responsable de la protección de datos personales por medio electrónico a través del correo electrónico datospersonales@linascolombia.com.co y telefónicamente en la línea (+57-1) 2571200.

Cualquiera que sea el medio, LINA´S COLOMBIA guardará prueba de la consulta y su respuesta. El procedimiento para tales efectos será el siguiente:

Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, LINA´S COLOMBIA recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de LINA´S COLOMBIA y se la hará conocer al solicitante.

Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.

Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante y acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por LINA´S COLOMBIA.

En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se

encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular y no podrá superarlos cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

En los casos en que los Titulares de Datos Personales Tratados por LINA´S COLOMBIA consideren que los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista en su criterio un incumplimiento de los deberes de Ley por LINA´S COLOMBIA, podrán dirigirlos por medio electrónico al correo datospersonales@linascolombia.com.co y telefónicamente en la línea (+57-1) 2571200

Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

LINA´S COLOMBIA, antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, LINA´S COLOMBIA, requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de LINA´S COLOMBIA no puede resolverlo, dará traslado a la subgerencia dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de LINA´S COLOMBIA, donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia de las Políticas de Tratamiento de Información Personal

La presente política se ha adoptado y empieza a cumplir sus efectos desde el 1 de noviembre de 2016. El periodo de vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente política. Cualquier cambio sustancial en las presentes Políticas será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales, de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas